Este manual está diseñado para prevenir el blanqueo de capitales (AML) y la financiación del terrorismo (CFT), lo que implica disponer de sistemas y controles adecuados para mitigar el riesgo de que la empresa sea utilizada para facilitar delitos financieros. Esta Política AML establece las normas mínimas que deben cumplirse e incluye:
Política de sanciones internacionales (ISP): Nuestra empresa tiene prohibido realizar transacciones con personas, empresas y países que figuren en listas de sanciones reconocidas.
El Responsable de Cumplimiento se encargará de proponer y desarrollar políticas contra el blanqueo de capitales (AML) en la empresa y de evaluar el cumplimiento de dichas políticas mediante el análisis de los procedimientos adoptados a tal efecto. Las tareas del Responsable de Cumplimiento incluyen:
a. Evaluar la eficacia del sistema de lucha contra el blanqueo de capitales de conformidad con la normativa vigente y las mejores prácticas en la materia.
b. Proponer políticas y procedimientos contra el blanqueo de capitales en la empresa.
c. Promover la adopción de las mejores prácticas para la prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo.
d. Asignar funciones de prevención a los principales responsables en función del tipo de operaciones que gestionan.
e. Informar de las anomalías o incumplimientos al consejo de administración para que adopte las medidas correctoras y sugerencias necesarias.
f. Garantizar que la empresa mantiene archivos de registros de identificación de clientes.
g. Presentar al consejo, para la toma de decisiones, todos los informes de operaciones inusuales recibidos del departamento financiero que se consideren sospechosos tras su análisis.
h. Analizar las conclusiones alcanzadas mediante los procedimientos de auditoría y presentar su opinión al Comité.
i. Ser responsable de responder a cualquier solicitud de información de la Unidad de Inteligencia Financiera, previa intervención del Comité.
Competencias del Responsable de Cumplimiento: Para llevar a cabo las funciones asignadas, el Responsable de Cumplimiento tendrá las siguientes atribuciones:
a) Proponer al sujeto obligado los programas, normas, procedimientos y controles internos que deben adoptarse, desarrollarse e implementarse para prevenir el uso indebido de sus servicios y productos en actividades de lavado de dinero u otros activos.
b) Informar al personal del sujeto obligado de todas las disposiciones legales y reglamentarias, así como de los procedimientos internos existentes en materia de prevención y detección del blanqueo de capitales u otros activos.
c) Coordinar con otras instancias de la entidad, la implementación de los programas, normas, procedimientos y controles internos establecidos por la Ley y velar por su cumplimiento.
d) Elaborar y documentar la información a remitir a la entidad correspondiente, a través de la Intendencia, respecto de los datos y documentación a que se refiere la Ley, en particular los reportes de operaciones sospechosas detectadas en la entidad.
e) Mantener una constante actualización técnica y jurídica en materia de prevención y detección de lavado de dinero u otros activos, así como establecer canales de comunicación y cooperación con los oficiales de cumplimiento, o quienes desempeñen dichas funciones, en otros sujetos obligados, en materia de capacitación y patrones de lavado de dinero u otros activos garantizando siempre la confidencialidad de la información establecida en la Ley.
f) Organizar la formación del personal sobre aspectos relacionados con la prevención y detección del blanqueo de capitales u otros activos y remitir un informe semestral de dicha formación a la entidad correspondiente.
g) Documentar los esfuerzos realizados por la entidad en materia de blanqueo de capitales u otros activos.
h) Presentar informes trimestrales al consejo de administración del sujeto obligado sobre la efectividad de los mecanismos de control interno implementados en su institución, relacionados con el programa de cumplimiento.
i) Cualesquiera otras que establezcan las leyes en la materia.
Programas: Las personas obligadas deberán adoptar, desarrollar y ejecutar programas, normas, procedimientos y controles internos adecuados para prevenir el uso indebido de sus servicios y productos en el blanqueo de capitales u otras actividades relacionadas con los activos. Estos programas incluirán, como mínimo
a) Procedimientos para garantizar un alto nivel de integridad del personal y el conocimiento de los antecedentes personales, laborales y patrimoniales de los empleados.
b) Formación continua del personal e instrucción sobre las responsabilidades y obligaciones derivadas de esta ley. La formación deberá abarcar también el conocimiento de las técnicas que permitan a los empleados detectar operaciones que puedan estar vinculadas al blanqueo de capitales u otros activos y los procedimientos a seguir en tales casos.
c) Establecimiento de un mecanismo de auditoría para verificar y evaluar el cumplimiento de los programas y normas.
d) La formulación y aplicación de medidas específicas para conocer e identificar a los clientes.
Adicionalmente, los sujetos obligados deberán designar funcionarios directivos responsables de supervisar el cumplimiento de los programas y procedimientos internos, así como el cumplimiento de las obligaciones establecidas en esta ley, incluyendo el mantenimiento y envío de registros adecuados y el reporte de operaciones sospechosas e inusuales. Estos funcionarios servirán de enlace con las autoridades competentes.
Anualmente.
Los empleados deben familiarizarse con el contenido de esta Política y participar en los cursos y sesiones de formación relacionados con ella; su incumplimiento en los plazos establecidos se considerará una infracción y podrá dar lugar a medidas disciplinarias.
Para reforzar la consecución de los objetivos propuestos en materia de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, se llevan a cabo periódicamente auditorías externas cada 6 meses. Los resultados de los procedimientos de auditoría aplicados se comunicarán al Responsable de Cumplimiento, que informará al Comité.
Programas de Auditoría: Los sujetos obligados que cuenten con auditorías internas deberán incluir como parte de sus procedimientos los mecanismos para verificar y evaluar la efectividad y cumplimiento de los programas, normas y procedimientos para la prevención y detección de lavado de dinero u otros activos.
De acuerdo con las políticas de la empresa, no deben establecerse relaciones comerciales con bancos o instituciones financieras que no tengan presencia física en ningún país, conocidos como bancos pantalla.
La normativa vigente exige que una vez detectadas las operaciones susceptibles de ser denunciadas, éstas sean analizadas y tratadas de acuerdo con lo establecido en este Manual. Análisis de las Operaciones: El Oficial de Cumplimiento debe analizar las operaciones reportadas que parezcan inusuales y no se encuentren dentro de los parámetros de regularidad e informar al Oficial de Cumplimiento con una opinión fundada. Para ello, deberá seguir las siguientes pautas:
Notificación de una Operación Sospechosa en caso de detectar operaciones inusuales, se deberá realizar un análisis posterior para obtener información adicional que corrobore o revierta el carácter inusual, documentando por escrito las conclusiones alcanzadas y la documentación soporte verificada, conservando copia de la misma.
Además, la notificación no debe limitarse únicamente a las operaciones sospechosas que se hayan llevado a cabo efectivamente, sino también a las operaciones intentadas, es decir, aquellas maniobras que no pudieron completarse por diversos motivos pero que siguen levantando sospechas de ilegalidad.
La comunicación de operaciones sospechosas debe estar fundamentada e incluir una descripción de las circunstancias que llevan a considerar que la operación tiene tal carácter.
Las medidas de diligencia debida consisten en procedimientos de conocimiento y control adoptados por las entidades obligadas en relación con sus clientes.
Desarrollar una política eficaz de conocimiento del cliente es una herramienta útil para identificar a los clientes de riesgo y detectar transacciones inusuales o sospechosas.
La aplicación de procedimientos de diligencia debida permite identificar correctamente a los clientes a partir de la recopilación de datos sobre su identidad, actividades, frecuencia de las transacciones y legitimidad del origen y destino de los fondos utilizados o resultantes de sus operaciones. También permite adquirir elementos de conocimiento sobre su comportamiento, como su disposición a facilitar la información solicitada.
A este respecto, la experiencia y los conocimientos del personal en contacto directo con los clientes son una fuente de conocimientos crucial.
La forma de contratación de los clientes -ocasional o habitual-, la forma en que operan o adquieren activos, la frecuencia con que lo hacen, entre otros aspectos, permiten detectar irregularidades, lo que requiere un seguimiento más exhaustivo del cliente y, en su caso, informar al área de Cumplimiento.
Ejemplos de lo anterior son los siguientes:
Además, determinados perfiles de individuos -combinados con el manejo de grandes sumas de dinero- también plantean la necesidad de un mayor escrutinio debido a las posibilidades de que el dinero proceda de actividades ilícitas o se utilice para financiar el terrorismo.
Debe prestarse especial atención a los individuos que actúan en nombre de terceros, a los ciudadanos o personas domiciliadas en países que no aplican o aplican inadecuadamente las recomendaciones de la FUERZA INTERNACIONAL DE ACCIÓN FINANCIERA, a los países o regiones considerados "paraísos fiscales" y a los individuos incluidos en la lista de terroristas.
El conocimiento del cliente es la piedra angular en la que se basa todo el proceso de detección de transacciones inusuales o sospechosas, basado en la política internacionalmente conocida de "conozca a su cliente".
Esto significa que la entidad obligada debe tener un conocimiento específico de las personas o empresas con las que mantiene relaciones comerciales: a qué se dedican, cómo generan sus ingresos y su flujo de caja regular, entre otros aspectos.
El conocimiento del cliente implica prestar especial atención a su comportamiento y a su disposición a facilitar información.
Las políticas de conocimiento del cliente en cualquier entidad deben ser un esfuerzo organizado para recabar información relevante que permita detectar y analizar operaciones sospechosas. Todos los esfuerzos de las entidades obligadas por conocer a sus clientes tienen tres propósitos generales:
Registro de Clientes: Para efectos del registro, las personas obligadas, al iniciar relaciones de negocios o relacionadas con sus operaciones comerciales normales o aparentes con un cliente, particularmente al abrir nuevas cuentas, o ejecutar operaciones bancarias que superen el monto de DIEZ MIL DÓLARES, deberán establecer los mecanismos necesarios para contar con la información mínima requerida en el formato que para tal efecto elaborará la entidad correspondiente, al que podrán agregar otra información que consideren relevante. Los sujetos obligados deberán asegurarse de mantener actualizado el registro a que se refiere este párrafo.
Con el propósito de cumplir con los objetivos de la Ley, los sujetos obligados no podrán realizar ninguna operación con clientes que no proporcionen oportunamente la información y documentación requerida.
Los sujetos obligados deberán establecer los procedimientos que consideren oportunos para verificar la información facilitada por sus clientes. Asimismo, deberán dejar constancia escrita del procedimiento aplicado.
Registros: Los sujetos obligados deberán llevar un registro sobre las formas de las personas físicas o morales con las que establezcan relaciones de negocios o relacionadas con sus operaciones comerciales normales o aparentes, sean éstas clientes ocasionales o habituales, y las operaciones realizadas con ellos, particularmente en lo que se refiere a la apertura de nuevas cuentas, o ejecución de operaciones bancarias que superen el monto de DIEZ MIL DÓLARES.
Asimismo, deberán comprobar fehacientemente la identidad, razón social o denominación de la persona, edad, ocupación u objeto social, estado civil, domicilio, nacionalidad, representación, capacidad jurídica y personalidad de las personas a que se refiere el párrafo anterior. Tratándose de extranjeros, los sujetos obligados deberán exigir prueba fehaciente de su ingreso y residencia legal en el país, así como de su calidad migratoria, y cuando no sean residentes en el país, la identidad de la persona que los representará legalmente.
Identidad de terceros: Los sujetos obligados deberán adoptar las medidas necesarias para obtener, actualizar, verificar y conservar la información sobre cuentas sospechosas de ser utilizadas en beneficio de terceros. Bajo ninguna circunstancia la persona obligada abrirá una cuenta que esté siendo utilizada en beneficio de terceros, y en caso de identificar la existencia de una deberá ser inmediatamente clausurada hasta que se demuestre lo contrario.
Actualización y conservación de registros: Los registros deben actualizarse durante la vigencia de la relación comercial y conservarse por lo menos cinco años después de concluida la operación o cerrada la cuenta. Asimismo, los sujetos obligados deberán conservar los registros que permitan reconstruir las operaciones que superen el monto de DIEZ MIL DÓLARES ESTADOUNIDENSES durante al menos cinco años después de concluida la operación.
Obligación de Registro Diario: Los sujetos obligados deberán llevar un registro diario, en formularios, de todas las operaciones bancarias, sean ocasionales o habituales, en moneda nacional o extranjera, que superen el monto de DIEZ MIL DÓLARES ESTADOUNIDENSES o su equivalente en moneda nacional. Las operaciones bancarias múltiples, ya sea en moneda nacional o extranjera, que en su conjunto superen el monto establecido en este párrafo, se considerarán como una sola operación si son realizadas por o en beneficio de una misma persona durante un día.
Identidad: Qué documentos e información se verifican.
Debe prepararse un proceso de identificación para aquellos clientes que realicen operaciones con el sujeto obligado.
a) Nombre y apellidos;
b) Fecha y lugar de nacimiento;
c) Documento de identidad;
d) Estado civil (si está casado, nombre y documento de identidad del cónyuge);
e) Dirección;
f) Profesión, ocupación o actividad principal;
g) Volumen de ingresos.
Conocimiento e identificación del cliente: En cumplimiento de la normativa, los sujetos obligados deben formular, implantar y mantener programas con medidas específicas para conocer e identificar a sus clientes.
Para las transacciones, las personas obligadas deben obtener información general de sus clientes.
Las personas obligadas deberán revisar y, en su caso, actualizar los datos de los clientes al menos una vez al año, acreditando por escrito la fecha en que se realiza dicha revisión y/o actualización.
Programas: Las personas obligadas deben adoptar, desarrollar y aplicar programas, normas, procedimientos y controles internos adecuados para evitar el uso indebido de sus servicios y productos para el blanqueo de capitales u otras actividades relacionadas con los activos. Estos programas deben incluir, como mínimo
Las personas obligadas también deben designar funcionarios directivos responsables de supervisar el cumplimiento de los programas y procedimientos internos, así como el cumplimiento de las obligaciones impuestas por la ley, incluido el mantenimiento y la presentación de registros adecuados y la notificación de transacciones sospechosas e inusuales. Estos funcionarios servirán de enlace con las autoridades competentes.
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